Notionをやめた理由とは？自分に合ったツールを見つける方法も解説

Notionは多機能で人気のツールです。しかし機能が多く、使いこなせないと生産性が落ちてしまいます。本記事では、Notionをやめる理由や代替ツールの選び方、移行手順を詳しく解説します。記事を読めば、自分に合ったタスク管理ツールがわかり、Notionからスムーズに移行が可能です。

Notionをやめるべきかどうかは、自分のニーズに合っているかどうかで判断しましょう。自分に合ったツールを選べば、生産性が大幅に向上します。

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Notionの特徴

Notionの主な特徴について、以下を詳しく解説します。

オールインワンのプラットフォーム

Notionは、さまざまな機能を1つのツールに統合したオールインワンのプラットフォームです。主な機能にはノート作成やタスク管理、プロジェクト管理、データベース作成などが挙げられます。情報の一元管理やチーム間での共有が可能なため、複数のツールを使い分ける手間を削減できます。

直感的なユーザーインターフェース

Notionが人気な理由に、直感的なユーザーインターフェースが挙げられます。Notionのユーザーインターフェースの特徴は、以下のとおりです。

自分の好みや作業スタイルに合わせて調整すれば、効率的に情報を管理できます。

柔軟なデータベース機能

Notionのデータベースはスケジュール管理やタスク管理、習慣管理などのさまざまな用途で活用が可能です。複数の表示形式があり、数式や条件付き書式も使えます。リレーション機能やフィルター・ソート機能がある点も特徴です。多くのテンプレートが好みのものを活用できます。

リレーション機能は、複数のデータベース間で情報を関連付ける機能です。プロジェクト管理とタスク管理のデータベースを連携させられます。リレーション機能を使えば、情報の重複を避けつつ、必要なときに必要な情報にアクセスが可能です。
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Notionをやめた理由

Notionは多機能で使いやすいツールですが、人によっては合わない場合もあります。ユーザーがNotionをやめた理由は、主に以下のとおりです。

機能が多くて使いこなせない

Notionの活用でよくある悩みの1つが、機能が豊富すぎて使いこなせない点です。初心者には、カスタマイズの選択肢が多すぎたり、機能が複雑すぎたりして使いこなせません。新機能も次々に搭載されるため、学習コストが高い点もNotionのデメリットです。

管理が負担になる

データの入力や更新に多くの時間がかかるため、人によってはNotionでの管理が負担になる場合があります。複雑な構造は維持しにくく、定期的な整理が必要です。情報量が増加すると、タグやリンクの管理だけでなく、検索や整理も難しくなります。同期や更新の時間も増加する傾向です。

特定の用途に特化したアプリの方が使いやすい

特化型アプリは、特定の機能に最適化されているため、Notionよりも使いやすい場合があります。スケジュール管理専用のアプリは、カレンダーの表示や予定の入力が直感的で簡単です。タスク管理アプリも、タスクの追加や優先順位の設定がNotionより素早くできます。特化型アプリが使いやすい理由は、以下のとおりです。

特定の用途に特化したアプリは作業効率を上げ、管理のストレスを軽減してくれます。Notionの多機能さに圧倒されている方は、目的別のアプリを試してみるのもおすすめです。

コストの負担が大きい

Notionの有料プランは、チーム利用で費用が高くなる傾向があります。大人数でチーム使用する場合は、月額費用が高額です。チーム利用では、メンバー数に応じて費用が増加します。長期的に使用すると、累積コストが大きくなるため、注意しましょう。

働き方や文化に合わない

個人での利用には適していても、チーム全体でNotionを利用すると問題が生じる場合があります。組織利用で起こる問題は、主に以下のとおりです。

Notionは、個人での利用には優れていても、組織全体で使うにはさまざまな課題があります。組織の特性や要件を十分に考慮したうえで、Notionの導入を検討しましょう。

Notionの代わりになるツールの選び方

Notionが合わない場合、別のツールを検討する必要があります。代わりになるツールの選び方を3つ紹介します。

必要な機能を明確にする

Notionの代わりとなるツールを選ぶ際は、自分に必要な機能を明確にすることが大切です。自分のニーズがわかれば、適切なツールを効率的に探せます。以下の機能の必要性を検討しましょう。

各機能のうち自分にとって不可欠なものを洗い出すと、新しいツールの選択基準が明確になります。

Notionではこれらの機能に加えて、NotionAIやNotionカレンダーといったサービスも存在して連携して利用できますが、特定の作業に特化した専門性の高いアプリを探してみるのも良いと思います。

操作のしやすさを確認する

使いやすいツールを選ぶと、日々の作業効率が大幅に向上します。操作のしやすさは、直感的なインターフェースかどうかや、モバイルアプリの使いやすさで確認しましょう。ドラッグアンドドロップ機能やカスタマイズ性と操作の簡単さのバランス、ショートカットキーの充実度も重要なポイントです。

実際に使ってみないとわからない部分もあるため、ユーザーレビューや評価を参考にするのも有効です。多くのツールが無料トライアル期間を設けているので、実際に使用して操作感を確かめましょう。

情報へのアクセスのしやすさを確認する

情報へのアクセスのしやすさは、生産性の向上につながります。情報アクセスがしやすいツールの特徴は、以下のとおりです。

実際に使用する前に無料トライアルなどを活用して、作業スタイルに合うかどうかを確認しましょう。使いやすさは個人によって異なるため、実際に触れてみることが大切です。自分に合ったツールを活用すれば作業効率が上がり、ストレスなく情報を管理できます。

Notionをやめた後の移行手順

Notionをやめても、情報はNotionのサーバー内に残っているため、データ移行が必要です。Notionをやめた後の移行手順は、以下のとおりです。

データのバックアップ

データをバックアップしていれば、万が一の際にも安心できます。Notionのデータをバックアップする際は、エクスポート機能を使用してください。ワークスペース全体や特定のページ、データベースを選んでバックアップしましょう。エクスポートの形式は、CSVやHTML、Markdownなどから選択できます。

移行中や移行後もデータを安全に保つため、Notionページの共有設定や権限を確認してセキュリティを高めましょう。
» Notionのセキュリティ対策を徹底解説

データの移行

Notionからのデータ移行は、CSVやMarkdown形式でエクスポートしたデータをインポートする方法が一般的です。APIを利用して自動的にデータを転送する方法もあります。技術的な知識が必要ですが、大量のデータを効率的に移行できます。

データを移行する際は、段階的に行いましょう。重要なデータから優先的に移行し、徐々に範囲を広げていくと失敗を防げます。移行後は、データの整合性を必ず確認してください。

リンクや埋め込みコンテンツの更新も欠かせません。新しいツールで正しく機能しない場合、調整が必要です。移行できないデータ形式がある場合は、画像化して保存するなどの代替手段を検討しましょう。

新しいツールの設定

新しいツールを使い始める際は、以下の項目の作成と設定が必要です。

各設定を丁寧に行うと、新しいツールをスムーズに使い始められます。慣れるまでには時間がかかりますが、使いこなせるようになれば、生産性が大きく向上します。

新しいツールに慣れるまではNotionアカウントはすぐに削除しないことをおすすめします。しばらくしてからNotionにメモをした内容や情報を探しに行く場合も考えられます。

Notionに関するよくある質問

Notionの使用に関するよくある質問と回答をまとめました。

Notionで作成したデータはどこに保存される？

Notionで作成したデータは、主にクラウド上のNotionのサーバーに保存されます。Notionのサーバーに保存されるメリットは、以下のとおりです。

個人のデバイスに一時的に保存される場合もありますが、基本的にはクラウド上へ保存されています。ユーザーの利便性と安全性を重視して設計されているため、Notionはデータの保存先に優秀なツールです。

Notionはオフラインでも使える？

Notionは一時的であればオフラインでも使えます。デスクトップアプリとモバイルアプリの両方で、オフライン機能の利用が可能です。インターネットに接続しなくても、オンライン時に開いていたページの編集ができます。オフラインで使用する場合、事前にページをキャッシュする必要があります。

外出先や通信環境が不安定な場所でも作業を続けられる点が、Notionのオフライン機能の強みです。
» 生産性アップ！Notionをオフラインで活用する効果的な方法

まとめ

Notionは多機能で柔軟性が高いツールですが、使いこなすのが難しく管理が負担になる場合があります。Notionをやめる主な理由は、特化型アプリの方が使いやすい、コストや組織の文化と合わないなどが挙げられます。代替ツールを選ぶ際は、必要な機能や操作性、情報アクセスの容易さなどを考慮しましょう。

Notionから他ツールへの移行には、データのバックアップと移行、新しいツールの設定が必要です。データはクラウドに保存されますが、一部の機能はオフラインでも使用できます。スケジュール管理やタスク管理、習慣管理では、自分に合ったツールを選ぶことが生産性を向上させるコツです。

hal_shu

エンジニア

普段はエンジニアとして、Webサービスの開発からスマホアプリの設計・実装まで幅広く携わっています。 これまでに、Notion API を活用したスマホアプリ「Calendar ＆ Todo Notion」や、LINE Bot「Notiz-メモ」などのツールを開発してきました。利用者目線で『欲しいと思う機能や情報』を意識しながら開発を進めることを大切にしており、このブログでも、その視点で役立つ情報をお届けしています。Notion の活用術やノウハウに興味がある方は、ぜひチェックしてみてください！