Notionとは？仕事もプライベートも整理できるオールインワンツールの魅力

仕事や生活の効率化のために、多くの人がNotionを利用しています。しかし、ユーザーのほとんどは、Notionの多様な機能を十分に把握しておらず、活用しきれていません。この記事では、Notionの基本機能から始め方、利用時の注意点までを詳しく解説します。

記事を読めば、Notionの機能が把握できて、最大限に活用して生産性を大幅に向上できます。Notionでの効果的な情報管理の鍵は、基本機能の理解と、自分のニーズに合わせたカスタマイズです。適切な設定と活用方法を学べば、仕事や日常生活の管理が格段に楽になります。

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Notionとは多様な機能を一元的に使えるツール

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Notionは、メモやタスク管理、プロジェクト管理などの機能を一つのツールで利用できます。高いカスタマイズ性と、クラウドベースの利便性が特徴です。個人から企業まで幅広く対応し、生産性向上やチームコラボレーションの促進に役立ちます。

Notionがオールインワンと呼ばれる理由

Notionがオールインワンと呼ばれる理由は、多様な機能を1つのツールで統合しているからです。Notionで利用できるツールの一例は、以下の機能があります。

複数のツールの統合により、ユーザーは複数のアプリを行き来する必要がなくなりました。カスタマイズ性が高く、クラウドベースのサービスなので、個人やチームなどさまざまなニーズに対応可能です。他のアプリとの連携も豊富で、既存の業務の流れを崩さずに導入できます。

Notionの日本語版登場の影響

Notionの日本語版登場により、日本のユーザーにとって大きな変化がもたらされました。日本語で直感的に操作できるため、操作性や日本語ユーザーの利用率が向上し、学習コストが低下しました。日本企業での利用が容易になり、日本語コミュニティの活性化やテンプレートの増加、サポートの充実が進んでいます。

競合他社との差別化も進み、日本市場でのシェアが拡大してきました。ローカライズされたマーケティング戦略の展開や日本市場に特化した機能開発も進んでいます。Notionの日本語版登場は、日本のユーザーに大きなメリットをもたらし、日本独自のニーズに対応するきっかけとなりました。

無料プランと有料プランの違い

Notionの無料プランと有料プランには、いくつかの利用上の違いがあります。無料プランは個人利用に最適な設計です。一方で、有料プランはチーム利用向けの機能が充実しています。無料プランと有料プランの違いは、以下のとおりです。

無料プランと有料プランの違いを考慮し、利用目的に合ったプランを選びましょう。個人で使う場合は無料プランでも十分な機能がありますが、チームで使う場合は有料プランの方が便利です。

※1 SCIMとは、複数のクラウドサービスやシステム間でユーザーID情報の整合性の管理をする規格のことです。
※2 SAML SSOとは、SAML認証を使ったSSOのこと。SAML認証によりセキュリティが向上され、アプリケーションやサービスに対して一度のログインだけでアクセスできます。

Notionの基本機能

Notionは、テキスト編集やデータベース作成、タスク管理など、多様な基本機能を備えた便利なツールです。複数の機能を組み合わせると、個人の生産性向上からチームの協働まで、幅広い用途に対応できます。Notionの基本機能について詳しく解説します。

メモ機能

Notionのメモ機能は、スケジュール管理やタスク管理、習慣管理をするうえでとても便利な機能です。テキストやリスト形式でメモを作成できるので、アイデアや情報を素早く記録できます。リッチテキストエディタを使えば、フォントやサイズ、色などを自由に調整でき、見やすいメモを作成できます。

画像や動画、ファイルの埋め込みが簡単で、視覚的な情報の保存も可能です。メモの整理も手軽にでき、データベースとの連携やタグ付け、検索機能などを使って効率的に管理できます。モバイルアプリを使えば、外出先でもすぐにメモが取れます。複数人で同時に編集できる機能もあるため、チームでの情報共有にも最適です。

また、Notionにはサードパーティ製のツールやアプリも豊富なため、モバイルからも便利にNotionを使える環境が整っています。簡単なメモであれば、LINEから素早くメモができる「Notiz-メモ」の利用もおすすめです。
» LINEから素早くNotionにメモが取れるNotiz-メモの紹介！

タスクリストの管理機能

Notionのタスクリスト管理機能は、タスクの作成から完了までを一元的に管理できます。タスクリスト管理機能の主な特徴は、以下のとおりです。

タグ付けやフィルター機能を使えば、タスクの分類や検索が簡単になります。ソート機能を使えば、期限や優先度に応じたタスクの並べ替えができ、複雑なプロジェクトでも整理された状態を保てます。リスト表示やボード表示、カレンダー表示など、状況に応じて最適な表示方法が選択できる点も特徴です。

複数人での協業も可能です。タスクを共有し、進捗状況をリアルタイムで確認できるため、チームでの作業効率が大幅に向上します。リマインダー機能や繰り返しタスクの設定も便利です。Notionのタスクリスト管理機能は、個人でもチームでも使いやすく、簡単に生産性を高めてくれるツールと言えます。

一方で、Notionの繰り返しタスク機能には重要な制限があります。Notionでは、未来の日付に対して繰り返しのタスクや予定を作成することができません。

例えば、来月から毎週月曜日に行うミーティングの予定を今の時点でカレンダーに設定したい場合、Notionの標準機能では直接設定することができません。この制限を回避するためには、サードパーティのツールやAPIを利用して、この機能の不足を補う方法も考えられます。

「Calendar ＆ Todo Notion」アプリではカレンダーの月表示とタスク管理を同じインターフェース上で同時に行うことができます。さらに、未来の日付に対する繰り返しタスクの作成が可能で、アラーム機能を使って通知を受け取ることもできるので気になる方はチェックしてみてください。

» Calendar ＆ Todo Notionアプリを徹底解説！

チームWiki機能

チームWiki機能は、Notionの情報共有ツールで、社内の業務に関する情報を一元管理し蓄積できるツールです。チームWiki機能を使うと、チーム全体で知識を共有し、効率的に協力できます。カスタマイズ可能なページ構造とリアルタイム編集・更新機能により、常に最新の情報も共有できます。

検索機能を使えば、必要な情報にすぐにアクセスが可能です。権限設定によるセキュリティ管理も可能なので、機密情報の保護もできます。バージョン履歴の保持機能を使い、変更の追跡や以前の状態への復元も容易です。コメント機能でのディスカッションや、外部ファイルや画像の埋め込みにも対応しています。

ロードマップ機能

ロードマップ機能は、プロジェクトの進捗や目標を視覚的に表現できる機能です。チーム全体で計画を共有し、効率的な協力が可能になります。ロードマップ機能の主な特徴は、以下のとおりです。

進捗状況をリアルタイムで更新できるので、チームメンバー全員がプロジェクトの全体像や最新の情報を共有できます。フィルタリングと並べ替え機能を使って、必要な情報だけを素早く見つけられます。外部の関係者と情報を共有したい場合は、エクスポート機能を使って簡単に外部と共有可能です。

ドキュメント機能

Notionのドキュメント機能は、リッチテキストエディタを使って、文章を自由に編集するツールです。画像や動画、ファイルも簡単に埋め込めるので、視覚的にも分かりやすく作成できます。データベースとの連携も可能で、必要な情報をリアルタイムで反映します。

テンプレートを利用して、効率的にドキュメントの作成が可能です。マークダウン記法にも対応しており、簡単に見出しや箇条書きができます。作成したブロックは再利用でき、同じ内容を何度も書く必要がありません。複数のページを1つのドキュメントにまとめる機能や検索機能の充実も有益な点です。

ガントチャート作成機能

ガントチャート機能は、Notionでプロジェクト管理を効率的に行うツールです。プロジェクトのタイムラインを視覚的に把握でき、タスクの開始日や終了日、進捗状況の確認、タスクの期間調整が簡単に行えます。カラーコーディングを使えば、タスクの種類や優先度を区別できます。

タスク間の依存関係の設定やマイルストーン表示、特定タスクの抽出、リソース配分の把握に効果的です。ガントチャートはリアルタイムで更新されるので、常に最新の進捗状況を反映します。データベースと連携して、自動的にガントチャートを生成できる点も特徴です。

カレンダー機能

Notionのカレンダー機能は、月表示や週表示、日表示の切り替えができて、自分の予定に合わせて最適な表示方法を選べます。繰り返しイベントやリマインダー設定、タスクの移動も容易です。タスクリストと連携した期限付きタスクの表示やGoogleカレンダーとの同期も可能です。

カラーコーディングを使って予定を分類したり、フィルターやソート機能で特定の予定を簡単に検索したりできます。複数のカレンダーを1つのビューで管理できるので、仕事と私生活のスケジュールの一元管理にも最適です。タイムゾーン対応なので、海外の取引先とのやり取りも円滑に進められます。

Notionのカレンダー機能を活用するためのモバイルアプリには、主に2つの選択肢があります。使用目的や連携するデータベースの数に応じて、適切なアプリを選択することをおすすめします。

Notionカレンダー公式アプリ

・Notionのデータベースを制限なく連携可能
・モバイルアプリも利用可能
» Notionカレンダーの解説ページ

Calendar & Todo Notion アプリ

・連携するデータベースが2〜3個程度の場合に適している
・モバイルアプリでカレンダーの月表示に対応
» Calendar & Todo Notion アプリの機能を徹底解説

テンプレート機能

Notionのテンプレート機能は、豊富なテンプレートを利用して、短時間で必要な情報を整理できます。テンプレートギャラリーから簡単に検索・適用でき、初心者でも使いやすい機能です。業務や個人用途など、幅広い目的に対応したテンプレートがあります。

テンプレートは定期的に新しく追加され、常に最新のものが使用可能です。自作テンプレートの作成などでカスタマイズが可能で、独自のものを作成できます。コミュニティ共有にも対応しており、利便性も高いです。

» Notion テンプレート一覧 <公式>

NotionAI機能

NotionAIは、Notionの生産性をより高めてくれます。NotionAIの主な特徴は、以下のとおりです。

NotionAIを使い、ユーザーは効率的に作業を進められます。NotionAIに任せて長文を要約したり、アイデア出しで新しい発想を創造できます。プロジェクト管理やプログラミング作業の効率化のための使用もおすすめです。

※1 ブレインストーミングとは、自由にアイデアを出し合い、問題の解決策やアイデア創出をする手法のことです。

Notion AIの利用でできることについてもNotionで提供されているAIテンプレートの利用がおすすめです。これらのテンプレートを使用することで、ユーザーは効率的なAI機能の使い方や、様々なタスクを迅速かつ効果的に実行できるアイデアを持てるでしょう。

» NotionAIテンプレート

Notionの始め方

Notionは、アカウント作成をして、初期設定を行えば簡単に始められます。Notionの始め方について、詳しく解説します。

アカウントを作成する

Notionアカウントは、数分で作成可能です。Notionの公式サイトにアクセスし、トップページの「Sign up」または「Get Notion free」ボタンをクリックしてください。以下の手順でアカウント作成を進めます。

プロフィール写真のアップロードは任意です。無料プランか有料プランを選択して登録完了となります。無料プランでも十分な機能が使えるので、無料版から始めましょう。

Notion の公式ウェブサイト  にアクセスし、「Notionを無料で入手」ボタンをクリック

メールアドレスを入力、または指定のアカウントでログインします。

アカウント作成後は簡単な質問に答えるだけでワークスペースの作成が完了します。
「テンプレート」ボタンをクリックして自分に合う使い方を見つけてみましょう。

ログインして初期設定する

Notionにログインしたら、初期設定を行います。自分に合った使いやすい環境を整えるための項目は以下のとおりです。

設定を行えば、Notionをより効率的に使えます。ただし、すべての設定を一度に完璧に行う必要はありません。使いながら少しずつ調整しましょう。スマートフォンやタブレット用のアプリをダウンロードすると、外出先でもNotionを利用できます。

個人利用の場合はテンプレートで使いたいものから少しずつ初めてみることで十分だと思います。チーム利用する場合やセキュリティを重視したい場合はこちらの記事も確認しておくことをおすすめします。

» Notionで考えられる危険性とは？情報漏洩や不正アクセスのリスクと対策

言語を設定する

Notionの言語設定を変更すると、より快適に使用できます。手順は以下のとおりです。

Notionの表示言語を日本語に設定すれば、より直感的に操作できます。英語版の方は、新機能が早く反映される傾向にあるため、抵抗がなければ英語版の使用もおすすめです。

ページ作成とテンプレートを利用する

Notionでページを作成する方法は、サイドバーにある「+」ボタンをクリックするだけです。新しいページを作る際は、タイトルと内容を入力します。テンプレートを利用すると、効率的にページが作成可能です。Notionには豊富なテンプレートがあり、テンプレートギャラリーから自分の目的に合ったものを選べます。
» 音声入力でNotionを快適に使おう！

テンプレートの種類は、データベースやカレンダー、看板などがあります。テンプレートは自分で組み合わせるなど、カスタマイズが可能です。カスタマイズしたものは保存して何度も使えるので、作業の効率化に役立ちます。Notionのコミュニティで作成されたテンプレートの活用も実用的でおすすめです。

外部ツールと連携する

Notionは他のツールとの連携が豊富で、作業効率を大幅に向上できます。多くの外部ツールと接続できるため、情報の一元管理がしやすくなります。Notionでは、以下のツールとの連携が可能です。

外部ツールと連携すれば、複数のツールを行き来する手間が省け、作業の流れがスムーズです。Slackとの連携では、会話をNotionに保存でき、Googleカレンダーとの同期では、予定の二重管理を防げます。外部ツールとの連携は、設定画面から行えますが、有料プランでのみ利用可能な連携機能もあります。

外部ツールの他にNotionと連携したサードパーティ製のアプリやツールも多くあります。その中でも利用者が多くて便利なツールをいくつか紹介します。

Notionを使う際の注意点

Notionを使う際の注意点をまとめました。Notionの使用を検討している方は、参考にしてください。

すべての機能を使おうとしない

Notionを使う際は、すべての機能を使う必要はありません。必要な機能だけを利用する方が、効率的な作業につながります。機能を絞ると、シンプルな構成を保ち、混乱を避けられます。1つの機能を深く理解してから次の機能に移ることが大切です。以下の方法で機能を絞りましょう。

新機能に飛びつかず、本当に必要か検討しましょう。機能過多による混乱や生産性低下を避け、シンプルな利用がおすすめです。

公開範囲を確認する

Notionで情報を管理する際、公開範囲の確認はとても重要です。適切な設定を行えば、情報漏洩のリスクを減らし、安全にデータを管理できます。公開範囲の確認には、以下の点に注意しましょう。

機密情報や個人情報を含むページは、限られた人のみがアクセスできる設定にしてください。公開設定の定期的な見直しも忘れずに行いましょう。不要になったページはアーカイブや削除を検討し、共有設定の変更履歴も記録します。誤って公開してしまった場合の対処法も、知っておくと安心です。
» Notionの危険性と安全に使用するための対策を解説！

まとめ

Notionは多機能なオールインワンツールとして、スケジュール管理やタスク管理、習慣管理などに活用できます。基本機能の豊富さと柔軟性が特徴で、ユーザーのニーズに合わせて自由にカスタマイズ可能です。アカウント作成から初期設定、言語設定まで簡単に行えるので、気軽にNotionを使い始められます。

テンプレートを活用すれば、効率的にページを作成できるため、初心者でも使いやすいツールと言えます。ただし、Notionを最大限に活用するには、以下の点に注意が必要です。

すべての機能を一度に使おうとせず、必要な機能から段階的に導入しましょう。外部ツールとの連携で作業効率を向上させつつ、プライバシー設定で情報漏洩をなくす注意が必要です。Notionを効果的に活用し、日々の作業の生産性を高めましょう。

hal_shu

エンジニア

普段はエンジニアとして、Webサービスの開発からスマホアプリの設計・実装まで幅広く携わっています。 これまでに、Notion API を活用したスマホアプリ「Calendar ＆ Todo Notion」や、LINE Bot「Notiz-メモ」などのツールを開発してきました。利用者目線で『欲しいと思う機能や情報』を意識しながら開発を進めることを大切にしており、このブログでも、その視点で役立つ情報をお届けしています。Notion の活用術やノウハウに興味がある方は、ぜひチェックしてみてください！