Notionをオフラインで使う方法と注意点：閲覧・編集の使い方を徹底解説

Notionは便利なオールインワンツールですが、オフライン環境での使用に不安を感じる人も多いです。インターネットに接続できない状況でも、重要な情報にアクセスしたいというニーズがあります。この記事では、Notionのオフライン機能と使用方法について詳しく解説します。

事前にいくつかの設定をすれば、オフライン環境でも基本的なNotionの機能を使用可能です。記事を読めば、オフライン環境でもNotionを効果的に活用できます。

Notionのオフライン機能

Notionのオフライン機能は、インターネット接続がない環境でも作業を継続できる便利な機能です。ページの閲覧や簡単な編集ができます。ただし、一部機能に制限があり、事前にアクセスしたページのみ閲覧可能です。オフラインであるかの確認はページ上部に「オフライン」の文字があるかで確認できます。

ノートの閲覧

Notionのオフライン機能では、以前に開いたページを閲覧できます。インターネット接続がない環境でも作業を続けられる便利な機能です。画像やPDFの表示、データベースの閲覧も可能です。オフライン時には制限もあります。最後に同期した時点の情報のみが表示されるため、最新の更新情報は反映されません。

簡単な編集

Notionをオフラインで使用する際、簡単な編集作業を行えます。具体的には、以下の編集がオフラインでも作業可能です。

タスク管理や簡単なメモ取りに便利です。既存のページ内での移動や整理も行えるため、オフラインでも効率的に作業を進められます。ただし、オフライン時の大幅なデータ変更は、データの競合が起こる可能性があるため注意が必要です。
» Notionとは？基本機能から始め方までマスターしよう！

Notionのオフラインで使用できない機能

Notionをオフラインで使用する際には、データの同期や共同編集などの機能が制限されます。ただし、ノートの閲覧や簡単な編集は可能です。オフラインで作業する際は、事前に必要なページを開いておくことが重要です。

データの同期

オフライン時には、複数のデバイス間で即時に変更を反映できません。Notionでデータを同期するには、インターネット接続が必要です。オフライン時に編集した内容は、インターネットに接続した際に反映されますが、同期の衝突が発生する可能性があります。

定期的な同期状態の確認や、重要な変更後の同期が欠かせません。複数デバイスでの同期のタイミングにも注意が必要です。

共同編集

Notionの共同編集機能は、オフラインでは使用できません。複数のユーザーが同時に編集を行うためには、インターネット接続が必要です。オフライン時には、他のユーザーの変更のリアルタイム確認や、複数ユーザーによる同時編集ができません。変更の競合が発生する可能性もあります。

オフライン時の編集は個人での使用に限られるため、チームでの共同作業には適していません。共同編集機能を最大限に活用するには、安定したインターネット接続が不可欠です。

Notionをオフラインで使用する方法

Notionのオフライン機能は、簡単なステップで利用できます。Notionをオフラインで使用する方法を解説します。

オフラインで閲覧する

Notionをオフラインで使用する準備段階として、インターネットに接続している状態でページを開いてください。インターネットに接続している状態でページを開くと、ページのデータがデバイスにキャッシュされます。後でインターネット接続がない状態で開いても、閲覧できます。

新しいページや未アクセスのページは表示されません。必要なページは漏れなく開いておきましょう。画像やファイルも表示されますが、事前にキャッシュされている場合に限ります。最新の情報を確実に取得するために、定期的にページを開き直すことをおすすめします。

オフライン機能を活用すれば、インターネット接続がない環境でもNotionの情報を確認できます。外出先や移動中など、さまざまな状況で役立ちます。

オフラインで編集する

Notionをオフラインで編集する方法は簡単です。インターネットに接続している状態でページを開き、インターネット接続をオフラインに切り替えます。オフライン状態で、テキストの編集やチェックボックスの変更ができます。具体的な手順は以下のとおりです。

変更内容は自動的に保存されるので安心して編集作業を進められますが、オフラインでの編集には制限があります。事前に開いていなかったページの編集やデータの追加ができません。

【デバイス別】Notionをオフラインで使用する方法

Notionのオフラインでの使用方法は、デバイスによって異なります。スマホ・タブレットと、パソコンでオフライン機能を利用する方法をそれぞれ説明します。

スマホ・タブレット

スマホやタブレットでNotionをオフラインで使用する手順は簡単です。具体的な手順は、以下のとおりです。

オフライン時でも、ページの閲覧と簡単な編集ができます。変更はデバイスに保存され、オンラインに戻ったときに同期されます。画像やファイルの追加はできません。データベースの操作にも制限があります。

パソコン

パソコンでNotionをオフラインで使用するには、パソコンのWi-Fiの設定をオフにし、外部接続をしているスマホがあれば外す必要があります。これはスマホに接続することでインターネットにつながるケースがあるためです。さらに、Bluetooth接続もオフにすることで完全にオフラインで利用することができます。

パソコン版では「オフライン」の文字の上にカーソルを乗せることでオフライン中に編集した件数も表示されます。

Notionをオフラインで使用する際の注意点

Notionをオフラインで使用する際の注意点について解説します。以下の点に注意すれば、効率的なオフライン作業が可能です。

アクセスしたいページはオンラインのうちに開く

Notionをオフラインで効率的に使用するには、アクセスしたいページを事前にオンライン状態で開いておくことが重要です。インターネット接続がない環境でも、必要な情報にアクセスできます。具体的な手順は以下のとおりです。

上記の準備をすれば、オフライン時でも、必要な情報にスムーズにアクセスできます。定期的にオンラインに接続して、最新のデータを同期することも大切です。

編集が同期されるのを確認する

Notionをオフラインで使用した後、編集内容が正しく同期されたことを確認するのが重要です。オンラインに戻った後はNotionを開き、自動的に同期が始まるのを待ちましょう。同期の状態を示すアイコンや通知に注目してください。

定期的にオンラインでのバックアップをとる

定期的なオンラインでのバックアップは、Notionのデータを守るうえで重要です。バックアップを行えば、万が一の事態に備えられます。特に重要なプロジェクトや情報を更新した後は、必ずバックアップを取ってください。設定画面の「コンテンツをエクスポートする」からバックアップを取得できます。

バックアップの復元テストを行えば、いざというときに確実にデータを復元できるか確認できます。Notionでは現状は自動バックアップのスケジューリングに対応していませんが、将来的にAPIインテグレーションを通じて自動バックアップを実現できる可能性があります。ページ単位の復元であれば「ページ履歴」からの復元もできるかを確認してみましょう。

バックアップで取得したデータや情報管理については、下記のページで確認しておきましょう。
» Notionで考えられる危険性とは？情報漏洩や不正アクセスのリスクと対策

デバイスに依存しているオフラインデータに注意する

Notionをオフラインで使用する際には、デバイスに依存しているオフラインデータに注意が必要です。Notionのオフライン使用における重要なポイントです。スマートフォンやタブレットではアプリ内に、パソコンではブラウザのキャッシュにデータが保存されます。

オフラインデータの管理には注意が必要ですが、適切に対処すれば、Notionを効果的に活用できます。デバイスごとの特性を理解し、定期的な同期を心がければ、スケジュールやタスクのスムーズな管理が可能です。

Notionをオフラインで使用する際によくある質問

Notionのオフラインモードについて、よくある質問に対する回答をまとめました。オフラインで使用する際のリスクや推奨設定について説明しているので、参考にしてください。

オフラインでのデータ消失リスクはある？

オフラインでのデータ消失リスクは、わずかながら存在します。Notionでオフラインで作業した内容は、端末に一時的に保存されます。長期間インターネットに接続しない状態が続くと、データが失われる可能性があるため、注意が必要です。端末の故障や紛失、アプリの不具合によってデータが消失するリスクもあります。

オフラインでの作業は便利ですが、データの安全性を考えると、できるだけオンラインでの使用が望ましいです。重要な情報を扱う場合は、特に注意してください。上記の対策を心がければ、Notionを安全に利用できます。

オフラインで推奨される設定は？

オフラインでNotionを効率的に使用するための特別な設定はありません。インターネットに接続していない状態でも自動的に「オフライン」機能となりNotionを使用可能です。推奨される設定は、重要なページをお気に入りに追加したり、オフライン時にアクセスしたいページを事前に登録したりしておくと便利です。

オフライン編集モードを活用すると、インターネットに接続していなくても作業を続けられます。以下は、頻繁にオフラインでNotionを使用する際の気をつけるべきポイントです。

上記のポイントを抑えることで、オフラインでもNotionを効果的に活用できます。

まとめ

Notionのオフライン機能は、インターネット接続がない環境でも生産性を維持する重要な機能です。外出先や通信環境の悪い場所でも、ノートの閲覧や簡単な編集ができるため、作業を続けられます。

ただし、データの同期や共同編集などの機能は使えないので注意が必要です。オフラインで使用する際は、以下の点に気をつけましょう。

デバイスによってオフライン使用の方法が異なるため、自分の使用環境に合わせた適切な設定を行うことが大切です。オフラインでのデータ消失リスクは多少あるものの、適切な設定と注意を払えば、より安全にNotionを活用できます。

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hal_shu

エンジニア

普段はエンジニアとして、Webサービスの開発からスマホアプリの設計・実装まで幅広く携わっています。 これまでに、Notion API を活用したスマホアプリ「Calendar ＆ Todo Notion」や、LINE Bot「Notiz-メモ」などのツールを開発してきました。利用者目線で『欲しいと思う機能や情報』を意識しながら開発を進めることを大切にしており、このブログでも、その視点で役立つ情報をお届けしています。Notion の活用術やノウハウに興味がある方は、ぜひチェックしてみてください！